La Facturación electrónica y su contribución a la mejora empresarial

XXXXXX

¿Qué son los sistemas ERP?

La ruta de desarrollo empresarial en el mundo digital

Los sistemas ERP son herramientas de software diseñadas para consolidar e integrar los procesos empresariales para acelerarlos y de esta forma contribuir al desarrollo y crecimiento de las empresas.

Al momento de querer elegir un sistema informático empresarial, nos encontramos con una gran disyuntiva, para escoger el mejor software que se adapte a la realidad de nuestro negocio. El seleccionar un ERP para una empresa no es tarea fácil. Existen ERPs desde muy específicos basados en las necesidades de la industria, en la web o ERP en la nube. El mejor software ERP dependerá de las necesidades y tamaño de cada empresa. 

En este post hablaremos un poco de ¿Qué son los ERP?,¿cómo funcionan?, sus características y tipos de software ERP que se encuentran en el mercado. Igualmente, le ofreceremos algunos consejos de como elegir el mejor ERP para su negocio.

¿Qué son los sistemas ERP?

Un ERP (“Enterprise Resource Planning” por sus siglas en inglés) es un sistema de recursos empresariales donde se integran datos y procesos. Entre estos procesos tenemos: Comercialización, Producción, Recursos humanos, Logística, Distribución, Inventario, Facturación, Contabilidad y Finanzas entre otros.

Generalmente los sistemas ERP incluyen software, hardware y documentación de procesos operativos y productivos del negocio. El objetivo principal de los sistemas ERP es manejar una única base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con efectividad.

Entre los beneficios más sobresalientes que nos ofrece un software ERP tenemos:

  • Automatización de  tareas y tiempos: Esto se traduce en una toma de decisiones oportuna y precisa.

  • Personalizable. Establecer parámetros acorde a las necesidades de cada empresa

  • Modular: Compuesto por varios módulos, para que el cliente o usuario decida cual instalar y dependiendo de las necesidades específicas de cada negocio, lo que deviene en una reducción de costos significativa.

  • Integral: La información generada como salida de un determinado proceso se convertirá en la entrada de otro proceso del negocio y así sucesivamente.

  • Auditable. Permite en todo momento el registro de pistas de auditoría por usuario y módulos de todas las transacciones generadas en el día a día.

  • Flexible: Permite adaptarse a las necesidades de la empresa a través de la creación de nuevas funciones o la optimización de las ya existentes.

  • Multiplataforma. Se puede utilizar en cualquier dispositivo, sistema operativo y/o base de datos 

Funcionamiento de un Sistema ERP

Al usar un ERP, se podrá integrar diferentes departamentos de una empresa y dejar a un lado sistemas independientes, para cada proceso de gestión. Los softwares que son más conocidos como ERPs, se manejan con una sola base de datos central donde se aloja toda la información, que ha sido generada por cada uno de los procesos de su negocio; lo que resulta preciso para cuando se requiera tomar decisiones de operación y/o producción en un momento específico, ya que los datos y estadísticas están siempre a la mano.

Tipos de ERP

Habiendo definido que es un  ERP y cómo funciona; no podemos dejar de abocarnos a la tipología de este software y la vasta bibliografía, nos presenta diferentes tipos de ERP en el mercado, lo que motiva una nueva pregunta. ¿Qué tipo de ERP debo adquirir? y nuestra humilde sugerencia es que: Al elegir un ERP se debe tomar en cuenta ciertos aspectos, ya que esto supondrá una inversión importante y determinará la forma de gestionar la información del negocio.

Los sistemas ERP los podemos clasificar conforme a estos criterios:

Tamaños de la empresa.

Aunque los sistemas ERP atienden desde flujos que  gestionan la captación de un cliente potencial, hasta  generar despachos finales de los productos solicitados por estos potenciales clientes; algunas empresas pequeñas (PYMES) no necesitan de un ERP tan complejo, y con tan solo la gestión financiera y algunos otros módulos es suficiente. Por esta razón; este primer tipo de ERP se clasifica en niveles. Entres lo que tenemos:

  • ERP Nivel 1: Multinacionales y administraciones públicas.

  • ERP Nivel 2: Empresas medianas que operan a nivel nacional

  • ERP Nivel 3:  Empresas pequeñas (PYMES) solo para cubrir las necesidades del negocio.


Según la Instalación. 

Esta elección dependerá de cómo quieres preservar la información generada por los procesos de tu negocio. Esta  instalación puede ser: local o en la nube. 

  • Instalación Local: Consiste en tener instalado un sistema de software en los servidores, esto te permitirá tener una seguridad sobre el control de los datos. Te hará responsable de todo lo que corresponde a la seguridad, mantenimiento y actualizaciones del software.

  • Instalación en la Nube: Para un sistema ERP en la nube no se tendrá que realizar ninguna instalación, esto  ahorrará recursos debido a su bajo mantenimiento; además, un sistema instalado en la nube permite el trabajo en movilidad gracias al acceso a su base de datos a través de internet. Tanto el mantenimiento como las actualizaciones recaerá sobre el proveedor a quien sólo deberá pagársele una cuota mensual.


Atendiendo a la licencia. 

Entre estos tipos de sistemas ERP  tenemos :

  • Código abierto: Es un software libre (no siempre gratuito), de distribución masiva  pero con limitaciones referentes a algunas funcionalidades.

  • ERP Propietario: Es una solución de pago que pertenece a una marca que la haya desarrollado. En esta instalación debe pagar una suscripción anual por el uso de nuevas versiones y mejoras que quiera incluir.


Grado de especialización. 

Existen ERP denominados Verticales. Estos tipos de ERP son aquellos que cubren necesidades específicas del negocio. Por ejemplo, si el dueño de una clínica necesita un software ERP, los módulos que requiere serán aquellos que le permitan gestionar todo lo referente a la gestión de atención del paciente; entre lo que tenemos, historias médicas, atención primaria - preventiva, entre otros.

Conclusión

Al momento de elegir un ERP para su negocio, tome en cuenta: Primeramente, definir claramente los procesos de su negocio, los mismos que Oxe360 le puede ayudar y en base podrá elegir el tipo de ERP que se adapta más a sus necesidades y a su presupuesto.